The Southbourne Tax Group: Versterking van de interne controles ter voorkoming van fraude

Fraude wordt vaak niet herkend tot nadat het misdrijf gepleegd is.

Volgens de vereniging van gecertificeerde fraude examinatoren (ACFE), is de gemiddelde tijd die nodig is om te identificeren van fraude 18 maanden na het feit. Bovendien, ongeveer 58% van de fraudegevallen hebben geen enkel herstel. 1 deze statistiek is koelend, zoals het geeft aan dat veel organisaties ten prooi aan aanzienlijk verlies met lichte hoop van financiële terugneming, ongeacht fraude detectie en reactie vallen. Vele malen, besluiten ondernemers om het risico te accepteren als ze niet willen pomp extra middelen in extra personeel of andere controle-gerelateerde activiteiten (zoals extra interne audits). Het is echter belangrijk om te begrijpen wat u hebt controle over samen met sommige relatief eenvoudig, maar toch kritische controles uit te voeren.

Die meestal de misdaden begaat?

U zult versteld staan van de meest voorkomende fraudeur �" de vertrouwde werknemer. ACFE meldt dat 53% van de werknemers het plegen van fraude zijn geweest met de organisatie voor meer dan vijf jaar en meer dan de helft van de fraude zijn gepleegd door een werknemer de leeftijd tussen 41 en 60. Als fraude in uw dealer plaatsvindt, is het waarschijnlijk dat de dader een vertrouwde werknemer met toegang tot de rekeningnummers, wachtwoorden, financials, enz is. Helaas is het vaak voor goede mensen slechte beslissingen nemen op basis van de omstandigheden.

Interne fraude vaak gebeurt wanneer een werknemer vindt zichzelf in een noodlottige persoonlijke situatie (dat wil zeggen, echtscheiding, ziektekosten, financiële problemen, enz.). In feite, geldt de "fraude driehoek"-die bestaat uit de drie elementen van de rationalisatie, verkoopkans en druk �" voor de meeste gevallen van werknemer/beroepsmatige fraude. Als een medewerker van de dealer in een persoonlijke binding is (die zou line-up met het element druk) en rationalisatie of gelegenheid zich voordoet, ontsluit de toegangspoort tot het plegen van fraude. Daarom, bij het overwegen van de fraude-driehoek, is het enige element dat de dealer heeft controle over de kans voor iemand om te frauderen (overwegende dat rationalisering en druk meestal buiten het besturingselement van de bedrijfseigenaar).

Een goede eerste stap in het maken van fraude preventiemaatregelen een topprioriteit is voor dealers te begrijpen dat vertrouwen niet een besturingselement is.

Een goede start punt

Hoewel er vele manieren van preventie van fraude, is een goede plaats om te beginnen uw interne controles aanscherpen. Bijvoorbeeld, veel dealers vallen in de val van beide "glad" inkomsten gedurende het hele jaar, holding naar "rainy day" Overlopende activa, of herindeling van bepaalde inkomsten lijnen items zodat hun nummers zien er beter uit voor hun collega's in hun 20 groepen. Deze praktijk maakt het nog moeilijker om te analyseren van maandelijkse financials en de capaciteit om te ontdekken van de afwijkingen kan cloud. Als zodanig, nauwkeurige, actuele financiële informatie van uw dealer is een primaire onderdeel van de functie van een sterke interne controles en kan helpen u opsporen fraude vroeg zodat je niet binnen de 18 maanden durende statistiek vallen.

Dealers ontbreekt vaak aan een systeem van de geavanceerde interne controles, zoals vele dealers budgettaire prioriteiten en tijd doen niet geschikt voor de uitvoering ervan. Echter de voordelen vaak opwegen tegen de kosten, zoals de kosten in verband met fraude responsmaatregelen (en niet te vergeten de dollars van de frauduleuze verloren fungeert zelf) zijn schadelijk.

Wat is mijn interne controle systeem eruit?

Terwijl de beoordeling van een grondige interne controle kan een goed idee, ongeacht hoe goed u denkt dat alles draait dat, zijn er diverse tekenen u naar zoeken kunt die aangeven van zwakke punten. Belangrijke indicatoren kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Ontbreken van scheiding van taken, specifiek rond hoogwaardige activa of activa makkelijk te krijgen "benen" zoals contant geld en delen

• Ontbreken van een tijdige verzoeningsproces en de review over belangrijke accounts

• Verouderd computer/software systemen

• Een boekhoudafdeling die niet post dagelijkse transacties (met inbegrip van de verkoop van nieuwe/gebruikte voertuigen, contante ontvangsten, reparatie orders, facturen, enz.)

• Een boekhoudafdeling die consequent balansen en winst-en verliesrekeningen laat produceert

• Inconsistenties in logboekitems of vaak aangepast posten

• Geen real-time toegang tot chequeboek saldi en accountinggegevens ingang van de voorafgaande dag is nauwe van bedrijf

• Een boekhoudafdeling die niet tijdig het verzoenen van transacties met IC- of aanverwante partijen

Wat kan ik vandaag doen?

Gelukkig zijn er een aantal onmiddellijke actie-items die u nemen kunt om de versterking van de interne controle binnen uw dealer om te helpen afwenden van fraude.

1. Scheiding van taken. Vermijd de vervaging van de rollen. In het bijzonder laat geen werknemers die opnemen en transacties voor toegang tot verzoend activa te verzoenen. Verzoening moet worden voorbereid door iemand die zich niet bezighoudt met het bankwezen taken en heeft geen toegang tot een boekhoudkundige overzichten. Er zijn stappen die u nemen kunt zonder toevoeging van extra middelen, zoals betrokkenheid van de eigenaar. De beste manier om te voorkomen en opsporen van fraude is voor de eigenaar te worden betrokken bij het proces van het financieel memorandum. Opgemerkt moet worden, echter dat scheiding van functies niet goed werken met goede vrienden, dus overweeg het effect van relaties hier.

2. Proces van verzoening. Het is noodzakelijk dat een periodieke, formele proces van de verzoening van alle belangrijke accounts met een herziening. Om werknemers te informeren dat rekeningen zal worden herzien en verzoend, en dat verschillen worden onderzocht kan een preventieve maatregel

3. Checks and Balances. Een paar willekeurige dagen gedurende het hele jaar voorraad tellingen uitvoeren in uw agenda markeren. Vergeet niet om laat de individuele uitvoeren de voorraad hebben een voorraad aanbieding of verzoenen terug naar de boekhouding.

4. Elektronische geldoverdracht Review. Overschrijvingen niets geen papieren spoor, zijn ze een favoriete methode van fraude. Zo, moet u deze transacties regelmatig herzien en ervoor te zorgen dat de betalingen worden ondersteund door enige vorm van documentatie.

5. Journal Entry Review. Zorg ervoor dat u bekijken dagboekposten elke maand. Wees op de uitkijk voor grote en ongebruikelijke bedragen, zoals posten naar de onderdelen voorraad, cash items, iets dat heeft invloed op de winst-en verliesrekeningen. Het is altijd raadzaam te beperken de handmatige dagboekposten die naar het algemene dagboek post.

6. Beoordeling geannuleerd controles. Bekijk de voorkant en terug van de controles en medewerkers laten weten dat u dit doet.

7. Het testen en controles op controles. Dit is zeer effectief wanneer onaangekondigd uitgevoerd.

8. Gegevensanalyse. Moet u analytics op uitbetaling en leverancier bestanden overwegen.

9. Fraude meldpunt. Dit kan een kosten-efficiënte controle waarmee werknemers op verslag incidenten in een veilige omgeving.

10. Toon van de Top. Dit is een uitdrukking die leiderschap en engagement voor eerlijkheid en integriteit van het management aangeeft. Bovendien is het tussen de belangrijkste onderdelen van een controle-omgeving. Het heeft een trickle-down effect, wat betekent dat de meeste werknemers dezelfde waarden als die aangetoond door leiderschap zal verdedigen. Buiten het goede voorbeeld, door ervoor te zorgen dat u duidelijk communiceren uw ethiek en waarden in alle gebieden van de dealer. Ze informeel communiceren door middel van dagelijkse interacties en personeel formeel door middel van schriftelijke gedragscodes, vergaderingen, memo's, enz. U zult ook willen een pad maken voor medewerkers die getuige zijn van fraude te kunnen vertrouwelijk en veilig het onethisch gedrag melden.

Objectieve Input overwegen

Terwijl de bovenstaande zelf geregeld onderdelen worden sterk aanbevolen maatregelen, met inbegrip van een interne audit in uw routine van de controles uitgevoerd door een objectieve, kunnen ervaren derde partij adviseur zeer nuttig zijn bij het analyseren van uw interne controles en de boekhouding. Er zijn een verscheidenheid van beoordelingen en procedures die een accountant grondig uitvoeren kan om te herkennen van eventuele anomalieën en helpen u preventieve maatregelen nemen tegen frauduleuze handelingen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:

• Voorbereiding van verrassing bankrekening aansluitingen

• Periodiek, fysiek uitdelen salaris of paystubs voor degenen die op directe storting

• Beoordeling deel inventaris activiteit

• Herziening geannuleerd controles

• Uitvoeren van actuele inventarissen

• Terwijl u wellicht herschikken van uw budget om te passen van een interne audit, de vergoeding uit te voeren van een solide set van interne controles is veel minder dan de financiële schade en hoge sanering/respons kosten van opsporing van fraude.